Table des matières
Logiciel des urgences Carefolio
Identifiants
Vous avez reçu vos différents identifiants par email et/ou par la poste.
Il est très important d'entrer dans l'ordinateur avec vos identifiants personnels (session Windows). Ceci afin de s'assurer d'avoir ensuite accès à internet, aux imprimantes, radios et laboratoire…
En cas de problèmes d'identification dans la session Windows, vous pouvez désormais réinitialiser votre mot de passe à l'adresse: https://pwdreset.ne.ch/default.aspx (avec votre nom d'utilisateur et votre téléphone mobile)
Ceci nécessite une inscription préalable avec votre numéro de téléphone mobile à cette adresse: https://pwdregistration.ne.ch/default.aspx
N.B: cette inscription ne fonctionne que depuis une connexion au sein du RHNe ! Il est donc recommandé de s'inscrire au plus vite lors de votre prochaine garde.
En cas de persistance du problème de session Windows, il faudra contacter la hotline du SIEN durant les jours et heures ouvrables au 032 717 81 11 pour rétablir votre compte. Dans l'intervalle, vous pouvez utiliser la session Windows générique (affichée sur le poste), mais vous n'aurez par contre pas accès à internet.
En cas de problèmes d'identification dans le logiciel Carefolio, vous pouvez contacter 24h/24h la hotline informatique au no interne 74940 ou depuis l’extérieur 032 967 49 40
En préambule, il est important de préciser qu'il n’est pas permis d’accéder aux dossiers informatiques de patients dont vous n’êtes pas en charge le jour de votre garde au sein du RHNe, et ce même si vous êtes le médecin-traitant de ce patient.
Ceci peut paraître surprenant mais ce sont les impératifs liés au secret professionnel !
S’authentifier dans le logiciel Carefolio
Bureau Windows
Une fois authentifié dans l’ordinateur avec les identifiants « Windows», lancement du logiciel « Carefolio » en double-cliquant dessus.
Fenêtre d’authentification
S’authentifier dans le logiciel « Carefolio » en utilisant ses identifiants personnels.
Présentation générale du logiciel Carefolio
2 vues principales : elles sont reconnaissables par les onglets qui diffèrent en haut de page.
1) Vue « générale » du logiciel avec ici l’onglet « Accueil » sélectionné.
2) Vue « dossier médical » une fois le dossier d’un patient ouvert, avec ici l’onglet « Consultation» sélectionné.
Saisie d’une consultation dans Carefolio
Accueil carefolio
Afin de voir les patients dans les box de consultations des maisons de la garde il faut être sur l’onglet « Accueil », en haut à gauche.
3 zones sur l'écran:
- zone/colonne de gauche = salle d’attente
- zone centrale = box de consultations des urgences
- zone/colonne de droite = salles d’observation
Les patients en gris concernent les maisons de la garde. Ici, les deux box dans la zone du milieu en bas, à gauche.
Les patients sont mis informatiquement dans les box par les infirmières des urgences.
Si l’on veut voir les paramètre vitaux pris par le tri il suffit de placer la souris sur l’œil (sans cliquer).
Saisie de la consultation
a) cliquer sur le nom du patient dans le box afin d’ouvrir son dossier.
b) le dossier médical s’ouvre sur l’onglet « Résumé clinique » qui montre la fiche de tri si remplie, avec anamnèse, médication, allergies et paramètres vitaux.
c) cliquer sur l’onglet « Consultation ».
d) Saisir sa consultation dans les champs de texte libre. Aucun n’est obligatoire.
Attention: ne pas oublier de consigner dans le dossier si prescription d’un traitement de sortie et certificat de travail !
Les ordonnances et certificats de travail sont faits sur papier (fourni sur place ou avec ses propres ordonnances) avec timbre du cabinet et signature.
Les éventuelles investigations (radiologie, laboratoire, ecg) doivent être prescrites dans le système informatique. Vous trouverez à cet effet un guide imagé ici guide-module-om-maison-garde-hne_141218.pdf
Le plus simple étant, de demander la première fois à l’infirmière dédiée à la maison de la garde de vous montrer la démarche.
Terminer la saisie de la consultation
Tout en bas à gauche de la saisie de consultation, être attentif à la case à cocher « Non transmis au médecin-traitant à la demande du patient ». Par défaut cette case est décochée.
Vous pouvez voir le résumé de votre consultation en cliquant sur le carré brun juste à droite de « Afficher l’aperçu ». Un pdf est alors crée que vous pouvez ouvrir en cliquant sur son nom en bas à gauche de l’écran.
Aperçu du pdf
Deux possibilités de terminer la consultation :
1) Votre saisie vous convient et le rapport peut être envoyé au médecin-traitant du patient. Pour terminer il faut alors, cliquer sur le bouton brun rond en bas à gauche de la saisie de consultation et choisir « Avec validation » –> « Transmettre au secrétariat ».
Attention ce processus est irréversible et vous ne pourrez plus modifier le contenu de votre consultation ainsi que le rapport au médecin-traitant. Tant que cette démarche n’est pas faite, le médecin-traitant ne recevra pas de rapport de consultation. Merci donc de ne pas oublier cette étape si vous ne la faite pas maintenant.
Si vous voulez vraiment remodifier la consultation, le seul moyen est de contacter la hotline.
2) Vous pensez devoir revenir modifier la consultation plus tard. Il ne faut donc pas transmettre la consultation au secrétariat.
Pour fermer le dossier du patient, il faut alors : Cliquer sur le bouton bleu « Quitter » en bas à gauche de la saisie de consultation.
Facturation du patient (Opale Web)
1) A partir de Carefolio sur la page du patient, cliquer sur “Opale Web”.
2) Lors d'une première connexion vous devez cliquer en bas à gauche sur la flèche “applet tecost” en bas à gauche et choisir “Toujours ouvrir ces fichiers de ce type”
3) Une page nouvelle va s'ouvrir, cliquer dans la case “formulaire”
4) Sélectionner le lieu PRT, CDF ou VDT.
5) La page de facturation s'ouvre avec l'identité du patient (1), fermer l'onglet (2).
6) Ouvrir l'onglet pour accéder aux prestations et cliquer sur le chainage désiré (1) la fenêtre (2) apparait (les quantités peuvent être changées). Si c'est ok cliquer ensuite sur le “vu en vert” (3)
7) Valider définitivement la facture en cliquant à nouveau sur le “vu en vert”
8) L'onglet avec le récapitulatif de ce qui est facturé apparait. En haut à droite, (1) “TM” en vert donc pas de fautes de facturation sinon se serait en rouge. (2) permet de créer une autre séance, (3) permet de modifier les prestations saisie, (4) supprime toutes les prestations saisies. (5) Le bouton sera vert (ici en rouge car test fait sur patient hospitalisé) (6) Apparaitra le montant total des prestations saisies
9)Sortir de la facturation en cliquant sur la croix orange en haut à droite (1)
10) Si l'on veut revenir sur la facturation, repartir de l'étape 1 et on arrive directement à l'étape 7
On sort ensuite du dossier du patient en cliquant sur la croix orange en haut du dossier.
Cliquez ensuite sur l’onglet « Accueil » en haut à gauche pour se retrouver à nouveau sur la vision des box de consultation et continuer à consulter.
Les patients sont mis informatiquement dans les box par les infirmières des urgences
Revenir à la saisie de la consultation
Pour revenir à une consultation dans un 2ème temps, il faut se rendre depuis la « vue générale », à l’onglet « Patients pris en charge ».
Sur la gauche, il faut cocher la case « Accès récents » et la liste des patients que vous avez récemment accédés apparaît juste en dessous.
Pour ouvrir le dossier d’un patient, il faut cliquer sur le nom du patient dans la liste.
Au centre de l’écran, il y a aussi un moteur de recherche.
Se déconnecter de Carefolio
Il est très important de sortir de Carefolio en utilisant le petit cadenas orange en haut à droite (et pas avec la croix rouge !), sous peine de problèmes d’authentification la prochaine fois.
